Wie die Projektmanagement-Apps Trello, Asana und Smartsheet zusammenstoßen

Projektmanagement-Apps sollen Ihnen das Leben erleichtern. Sie sollen es einfacher machen, sich zu organisieren und so zu bleiben, indem Sie Ihre Projekte und Aufgaben von einem zentralen Punkt aus verwalten.

Deshalb kann es so schlecht sein, wenn Projektmanagement-Apps versagen; Es gibt wenige Dinge, die entmutigender sind als ein Produkt, das verspricht, Ihr Leben einfacher zu machen, es stattdessen schwieriger zu machen. Wir haben uns drei der beliebtesten Projekt-Apps angesehen, die heute verfügbar sind, um zu sehen, wie gut sie funktionieren. Die guten Nachrichten? Alle von ihnen geliefert. Und noch besser, sie sind alle so unterschiedlich, dass Sie wahrscheinlich einen finden werden, der Sie anspricht.

Trello

Trellos visuelles Layout macht Ihre Projekte sehr einfach zu verwalten.

Wenn ich anfange zu verwenden Trello, ich war nicht weggeblasen. Diese Projektmanagement-App, die für eine Vielzahl von Plattformen (Android, Web, iOS, Kindle Fire und Windows 8) verfügbar ist, sagt, dass es Ihnen helfen kann, "alles zusammen zu organisieren". Sicher klingt das vielversprechend, aber wenn ich gefeuert habe es war das erste Mal, ich war mir nicht sicher, was ich von seinen Boards, Listen und Karten halten sollte. Es war einmal, als ich anfing, es zu benutzen, um organisiert zu werden - wirklich organisiert -, dass ich anfing, die wahre Schönheit und Einfachheit von Trello zu schätzen.

Ich mag, dass seine Schnittstelle sowohl in den mobilen Apps als auch in der Desktop-Version bemerkenswert ähnlich aussieht eine große Menge von Open-Screen-Immobilien, auf denen Sie Ihre "Boards" sehen, die alle Projekte darstellen, die Sie in Arbeit haben. Das Erstellen eines Boards ist ebenso einfach wie das Hinzufügen von Listen und dann von Karten, bei denen es sich um die beiden Unterkategorien handelt, die Trello für die Organisation verwendet. Es ist eine großartige Möglichkeit, ein großes Projekt in überschaubare Abschnitte zu zerlegen.

Sie können Foren öffentlich, privat oder für Mitglieder Ihrer Organisation sichtbar machen. Sie können Boards auch mit anderen teilen, indem Sie ihre E-Mail-Adressen eingeben. Trello erkennt diejenigen, die Trello-Benutzer sind und sendet eine Einladung an diejenigen, die es nicht sind. Sie können Aufgaben anderen Benutzern zuweisen und Fälligkeitsdaten festlegen, oder Benutzern erlauben, Elemente zu beanspruchen, die sie vervollständigen möchten.

Trello zeigt eine Spalte auf der rechten Seite des Bildschirms an, die angibt, wer an was arbeitet, tut es aber nicht Ich habe keinen Platz für Nachrichten, was eine nette Geste wäre. Wenn Sie ohne diese Kollaborationsfunktion auskommen, finden Sie Trello als ein würdiges Organisationswerkzeug.

Die Grundfunktionen von Trello sind alle in der kostenlosen Version verfügbar. Beim Upgrade auf Trello Gold ($ 45 pro Jahr) können Sie Dateien mit einer Größe von bis zu 250 MB auf Ihre Boards hochladen (die kostenlose Version beschränkt Anhänge auf 10 MB). Es fügt auch Funktionen wie benutzerdefinierte Hintergründe hinzu. Die Business-Class-Version (auch $ 45 pro Jahr) fügt einige administrative Funktionen für Business-Benutzer hinzu.

Asana

Asanas Layout kann beschäftigt sein, aber es bietet Zugriff auf viele Informationen.

Wenn Sie die Idee eines Collaboration-Tools ohne integrierte Kommunikationsfunktionen, Asana könnte nur das Projektmanagement-Tool für Sie sein. Asana konzentriert sich auf die Kommunikation, indem es "Aufgaben und Konversationen zusammenführt".

Es ermöglicht Ihnen, Projekte zu erstellen und Listen mit den Aufgaben zu erstellen, die zu ihrer Fertigstellung erforderlich sind. Sie können Aufgaben nach Liste oder nach Kalender anzeigen und nach Aufgaben sortieren, die vor kurzem abgeschlossen wurden, nach Beauftragten und mehr. Sobald Sie eine Aufgabe erstellt haben, können Sie sie jemandem zuweisen, ähnlich wie in Trello. In der linken Spalte der Online-Version von Asana können Sie auf Ihre Aufgaben, Ihren Posteingang, wo Sie Nachrichten mit Ihren Mitarbeitern austauschen können, und auf Ihr Dashboard zugreifen, das eine praktische Zusammenfassung Ihrer Projekte auf hoher Ebene bietet.

In vielen Wege, Asana ist robuster als Trello und bietet mehr Funktionen für Teams, die in ständiger Verbindung bleiben wollen, während sie zusammenarbeiten. Aber Asana bringt auch mehr Lernerfahrung mit sich, denn es erfordert jemanden, der sich die Zeit nimmt, seine Feinheiten zu lernen und sie mit all den Details Ihrer Projekte vollständig einzurichten. Nur so können Sie das Beste herausholen, und es wird einige Zeit dauern.

Das mobile Layout von Asana (Apps sind für Android und iOS verfügbar) ist einfacher als seine webbasierte Version, eine Änderung, die ich als erfrischend empfand. Es bietet eine einfachere Möglichkeit zum Durchsuchen Ihres Posteingangs und Ihrer Aufgaben und eignet sich gut für die Verwendung mit einem Touchscreen. Ich wünschte, die Web-Version wäre mehr wie die mobile App.

As Trello ist Asana für die meisten Benutzer kostenlos. Unternehmen, die nach zusätzlichen Datenschutzkontrollen, einer unbegrenzten Anzahl von Gastbenutzern und zusätzlichen Dashboard-Funktionen suchen, müssen sich für einen Premium-Tarif entscheiden, der für 15 Benutzer bei $ 50 pro Monat beginnt.

Smartsheet

Smartsheet verwendet seinen Bildschirm mit Bedacht Text einfach zu lesen, sogar auf einem iPhone.

Wenn Trello zu visuell für Sie ist und Asana etwas überwältigend erscheint, sollten Sie Smartsheet in Erwägung ziehen. Diese Projektmanagement-App basiert auf einer Tabellenkalkulation, die genau die richtige Lösung für Sie ist.

Wer jemals eine Tabelle verwendet hat, wird sich bei Smartsheet wie zu Hause fühlen. Sie organisieren Projekte in Arbeitsblättern, die mit einer der vielen Vorlagen oder Gliederungen von Smartsheet formatiert werden können, die von der Event-Planung bis zur Produkteinführung mit Gantt (einer Art Balkendiagramm zur Anzeige des Projektplans) alles abdecken. Wenn keine der Templates von Smartsheet für Sie arbeitet, können Sie eines seiner grundlegenden Layouts verwenden und nach Ihren Wünschen anpassen.

Von dort aus ist es sehr einfach. Sie geben Ihre Aufgaben ein und formatieren sie fast wie in einer Tabellenkalkulation, außer dass es in Smartsheet viel einfacher ist. Sie können problemlos Fälligkeitsdaten festlegen, Spalten und Zeilen reduzieren und erweitern, Daten aus Auswahllisten eingeben und vieles mehr. Sie brauchen keine umfassenden Kenntnisse von Tabellenkalkulationen, um sich in Smartsheet wohl zu fühlen, und Sie können Dinge tun, die Sie in Tabellenkalkulationen nicht tun können, wie das Hochladen von Anhängen wie Videos und PDFs. Sie können das Video auch in ein Kalenderformat umwandeln oder Ihr Projekt als interaktive Zeitleiste anzeigen.

Das Teilen Ihres Smartsheets ist einfach, da Sie eine E-Mail an eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern senden können, und ich mag, wie einfach es zu steuern ist wer hat Schnittkraft und wer kann einfach das Blatt sehen. Die mobilen Apps von Smartsheet (verfügbar für Android und iOS) sind ebenfalls einfach zu bedienen, und die von Ihnen erstellten Blätter können sogar auf dem kleinen Bildschirm eines Smartphones angezeigt werden - was bei Tabellen nicht immer der Fall ist.

Smartsheet ist für 30 kostenlos Tage. Danach beginnen die Pläne bei $ 14 pro Monat und steigen von dort aus. Es ist eine robuste Projektmanagement-App, die einfache Business-Leute zu schätzen wissen, aber es fehlt die integrierte Zusammenarbeit von Asana und die einfache, visuelle Attraktivität von Trello.