5 Praktische mobile Dropbox-Funktionen, die Sie ausprobieren müssen

Wenn Sie Ihre Quittungen behalten möchten, wurde Dropbox zu Ihrem neuen besten Freund. Die neueste Version der beliebten Dateisynchronisierungs-App kann jetzt Dokumente einschließlich Belege scannen und sie schnell in Ihr Dropbox-Konto hochladen.

Aber das ist nicht alles, was die neue Dropbox kann. Sie können Microsoft Office-Dokumente auch direkt in Dropbox erstellen oder Kommentare zu einer Datei mit Ihren Kollegen austauschen. Und vergessen Sie nicht solche "Oldie-but-Goodie" -Funktionen, wie das Halten einer Dropbox-Datei "offline" oder das Sichern der Dropbox-App mit einem Passwort.

1. Dokumente von der Kamera scannen

Zahlreiche mobile Apps von Drittanbietern scannen ein Foto eines Dokuments oder einer Quittung, konvertieren es in ein PDF und laden die Datei in Dropbox hoch. Mit der neuesten Version von Dropbox führt die App den Scan-Trick selbst aus.

Ben Patterson

Nachdem Sie ein Dokument mit der Dropbox-App gescannt haben, können Sie das Bild zuschneiden und einen Filter hinzufügen oder tippen Sie auf weitere Seiten.

Tippen Sie einfach auf die große Schaltfläche "+" am unteren Rand der Dropbox-Oberfläche, tippen Sie auf Dokument scannen , zielen Sie auf die Kamera Ihres Telefons und warten Sie, bis der blaue Umriss fest sitzt die Kanten des Dokuments

Sobald Sie den Auslöser antippen, haben Sie die Möglichkeit, den Scan zu drehen, den Filter zu ändern (Optionen sind Schwarzweiß, "Whiteboard" und Original) und den Scan zu beschneiden oder fügen Sie einen Scan auf einer neuen Seite in derselben PDF hinzu. Tippen Sie auf die Registerkarte Anordnen , um die Reihenfolge der Seiten zu ändern.

Wenn Sie zum Hochladen bereit sind, tippen Sie auf die Schaltfläche Weiter , benennen Sie die Datei und wählen Sie einen Speicherort und Dateityp (entweder PDF oder PNG), tippen Sie dann auf Speichern .

Sie können auch in Ihren von Dropbox erstellten Scans suchen, aber nur, wenn Sie ein Dropbox Business-Benutzer sind und für 12,50 US-Dollar pro Benutzer und Monat mit einem Minimum von fünf Benutzern ist das ein ziemlich teurer Vorschlag. (Google Drive wird in Ihren Dateien, einschließlich gescannter Dokumente und Belege, kostenlos suchen.)

Hinweis: Zum jetzigen Zeitpunkt verfügt nur die iOS-Version über die Funktion zum Scannen von Dokumenten, jedoch über die Android-Version wird wahrscheinlich in naher Zukunft den Trick lernen.

2. Erstellen und Bearbeiten von Word-, PowerPoint- und Excel-Dateien

Sie müssen Anwendungen nicht manuell wechseln, wenn Sie mit Microsoft Office-Dateien in Dropbox arbeiten. Mit dem neuesten Dropbox-Update können Sie mit einem einzigen Tastendruck in Word, PowerPoint oder Excel arbeiten.

Ben Patterson

Die neueste Version von Dropbox macht es einfach, Office-Dokumente direkt in der App zu erstellen.

Gehen Sie zurück zum praktischen "+" - Button, tippen Sie darauf, wählen Sie Datei erstellen oder hochladen , und wählen Sie eine Office-App aus. Sie erhalten dann die Möglichkeit, einen Namen und einen Speicherort in Ihrem Dropbox-Konto auszuwählen. Tippe auf Erstelle und du wirst zur ausgewählten Office-App weitergeleitet (und ja, du musst die mobile Office-Suite von Microsoft installieren, damit dieser Trick funktioniert).

Während du arbeitest, wird deine Änderungen werden automatisch in Dropbox gespeichert. Wenn Sie fertig sind, tippen Sie auf die Schaltfläche Zurück und Sie landen wieder in der Dropbox-App.

Sie können auch ein vorhandenes Office-Dokument in Ihrem Dropbox-Konto bearbeiten. Tippen Sie einfach auf, um das Dokument zu öffnen, und tippen Sie dann auf die Schaltfläche Bearbeiten am unteren Bildschirmrand. erneut: Sie wechseln automatisch zur entsprechenden Office-Anwendung, um Ihre Änderungen vorzunehmen.

Hinweis: Zum jetzigen Zeitpunkt können Sie in der Android-Version von Dropbox Office-Dateien bearbeiten, aber es wartet immer noch auf diese Fähigkeit um neue Office-Dateien zu erstellen.

3. Kommentar zu einer Datei

Die Zusammenarbeit ist ziemlich schwierig, wenn Sie nicht kommunizieren können. Glücklicherweise macht es Dropbox mit seinen benutzerfreundlichen Kommentarfunktionen einfach, über Ihre synchronisierten Dateien zu chatten.

Ben Patterson

Mit der Android-Version von Dropbox können Sie während des Kommentars eine Datei ansehen.

Öffnen Sie einfach eine Datei und tippen Sie auf die Kommentarblase, um mit dem Chatten zu beginnen. Jeder, mit dem Sie das Dokument teilen, kann den Kommentarthread sehen, und Sie können auch direkt mit einem Mitbearbeiter chatten, indem Sie den Dropbox-Handle ("@Mention") im Kommentar hinzufügen.

In der oberen Ecke des Kommentarfensters sehen Sie eine Benachrichtigungsschaltfläche (die wie eine Glocke geformt ist). Wenn es aktiviert ist, werden Sie benachrichtigt, wenn jemand einen Kommentar hinzufügt. Schalten Sie die Benachrichtigungsschaltfläche aus, um Warnungen zu deaktivieren.

Leider können Sie nicht einen bestimmten Teil oder Abschnitt einer Datei markieren und einen Kommentar hinzufügen (vielleicht in einem zukünftigen Update?), aber die Android-Version von Dropbox lässt Sie einen Blick darauf werfen eine Datei während Sie kommentieren; Tippen Sie einfach auf die quadratische Schaltfläche neben dem Benachrichtigungssymbol.

Bonustipp: Sie können Kommentare in einem Desktop-Browser als "Gelöst" markieren und so den Kommentar löschen.

4. Schützen Sie Dropbox mit einem Passwort

Auch wenn Ihr Telefon oder Tablet bereits passwortgeschützt ist, sollten Sie überlegen, ob Sie Ihre wertvollen Dropbox-Dateien noch zusätzlich schützen möchten.

Ben Patterson

Sie können Dropbox einstellen sich selbst abzumelden oder alle lokalen Daten nach zu vielen fehlgeschlagenen Passcode-Versuchen zu löschen.

Mit der Dropbox-App können Sie Ihre Dateien mit einem separaten vierstelligen Passcode sperren und mit der Passcode-Sperre Ihre Dropbox abmelden oder lösche deine Dropbox-Dateien nach 10 fehlgeschlagenen Entsperrversuchen von deinem Gerät.

Tippe für die Android-Version von Dropbox auf die dreizeilige "Hamburger" -Schaltfläche in der oberen Ecke des Bildschirms und tippe auf das Einstellungen-Symbol wie ein Zahnrad), tippen Sie dann auf Passcode konfigurieren . Für iOS müssen Sie auf die Registerkarte Neueste tippen und dann auf die Schaltfläche Einstellungen tippen, um zur Funktion Passwort konfigurieren zu gelangen.

Tippen Sie als Nächstes auf Passwort aktivieren , geben Sie dann eine vierstellige PIN ein. Sobald die Dropbox-Passcode-Sperre aktiviert ist, werden iOS-Benutzer nach 10 fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen automatisch abgemeldet. Für die Android-Version von Dropbox gibt es keine Abmeldefunktion. Stattdessen gibt es eine Option, um Ihre Dropbox-Dateien nach 10 fehlgeschlagenen Passcodeversuchen von Ihrem Gerät zu löschen.

Denken Sie daran, dass die Dropcode-Sperrfunktion nur das aktuelle Mobilteil sperrt; Wenn Sie Dropbox auf Ihren anderen Geräten sperren möchten, müssen Sie den Vorgang für jeden von ihnen wiederholen.

5. Eine Datei offline halten

Im Allgemeinen macht die mobile Dropbox-App wenig Sinn, wenn Ihr Telefon oder Tablet keine Netzwerkverbindung hat.

Ben Patterson

Sobald Sie eine Dropbox-Datei offline verfügbar gemacht haben Sie können das Gerät auch dann öffnen, wenn das Telefon keine Netzwerkverbindung hat.

Sie können bestimmte Dateien für die Offline-Nutzung kennzeichnen. Dadurch wird die neueste Version der Datei auf Ihr Telefon heruntergeladen und Sie können sie öffnen, selbst wenn Ihr Gerät keine Verbindung zu Mobilfunk- oder Wi-Fi-Daten herstellen kann.

Tippen Sie einfach auf den Abwärtspfeil als nächstes zu einer Datei in Ihrer Dropbox-Dateiliste, dann aktivieren Sie die Option Verfügbar machen Offlin e. Sie können auch eine Datei öffnen, auf die Schaltfläche mit dem Drei-Punkt-Menü in der oberen Ecke des Bildschirms tippen und anschließend Offline verfügbar machen.

Android-Benutzer können alle Offline-Dropbox-Dateien anzeigen, indem Sie auf das dreizeilige Hamburger-Menü tippen Tippen Sie dann auf Offline-Dateien . Tippen Sie für die iOS-Version von Dropbox auf die Registerkarte Offline am unteren Bildschirmrand.

Vergessen Sie nicht, dass die Offline-Dropbox-Datei lokalen Speicherplatz auf Ihrem Gerät und alle Offline-Änderungen beansprucht Sie können Ihre Dokumente mit denen Ihrer Online-Mitarbeiter kollidieren.