Google gibt Administratoren mehr Kontrolle über die Freigabe von Apps-Dateien

Google setzt seine Bemühungen fort, die Collaboration-Suite für Apps für Unternehmen mit einer neuen Funktion nützlich zu machen, mit der Administratoren verwalten können, wie ihre Benutzer Dateien gemeinsam nutzen können.

Wenn Nutzer eine Verknüpfung zu einer Tabelle, einem Dokument oder einer Präsentation, die in Google Drive gespeichert ist, an Personen senden, die keinen Zugriff darauf haben, fordert Google die Absender automatisch auf, diesen Empfängern Zugriff auf die Datei zu gewähren. Das am Montag vorgestellte Update ermöglicht es Apps-Administratoren, die Freigabe zu beschränken, indem sie die für die Benutzer verfügbaren Optionen reduzieren.

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Die Google Apps-Administratorkonsole zeigt die neue Einstellung Google hat Montag

angegeben Im Dialogfeld "Freigabe" können Benutzer Dateien gemeinsam mit den Empfängern der E-Mail freigeben, mit Personen in einer gemeinsam genutzten Domäne (mit anderen Worten alle Benutzer bei yourcompany.com) oder mit Personen in der Welt, die Zugriff auf den Link haben. Apps Administratoren können jetzt Berechtigungen einschränken, so dass Benutzern Optionen zur Verfügung gestellt werden können, die das Teilen nur mit Nachrichtenempfängern und anderen Benutzern in ihrer Domain oder nur mit Nachrichtenempfängern erlauben.

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Es ist eine komplizierte Auswahl, die aber letztlich dazu führt, dass Apps-Administratoren bessere und feinere Steuerungsmöglichkeiten für das System haben, als sie Optionen für Benutzer freigeben, die anderen Personen Zugriff auf Dokumente gewähren möchten. Wenn Sie eine restriktivere Freigabemöglichkeit wählen, werden Sie dazu ermutigt, Dokumente so zu verwalten, dass sie nur denjenigen Personen zugänglich sind, die es wissen müssen, auch wenn sie technisch in der Lage sind, sie weiterzugeben.

Wenn Benutzer in einer Organisation bereits daran gehindert werden, Dateien öffentlich zu teilen, wird dieses Update das nicht ändern. Standardmäßig können sie ein Dokument nur mit Benutzern ihrer Domain oder mit den Personen teilen, die in der E-Mail enthalten sind.

Den Administratoren eine feinere Kontrolle über diese Art von Dialogen zu geben, ist ein weiterer Schritt für Google, das Produkt besser für den Unternehmenseinsatz geeignet zu machen. Das Unternehmen arbeitet hart daran, mit Microsoft auf dem Markt für Unternehmenszusammenarbeit zu konkurrieren. Unternehmen, die sich für ein Jahr auf Google Apps verpflichten, erhalten für die Dauer ihres Unternehmensvertrags mit ihrem Wettbewerber kostenlosen Zugang zu diesen Tools.