Verwandeln Sie Ihr Word-Dokument in ein PDF mit einem Live-Inhaltsverzeichnis

Jon Berger hat nach einer Möglichkeit gefragt, "PDFs mit automatischen Verknüpfungen im Inhaltsverzeichnis zu erstellen" zu Kapiteln im Hauptteil des Dokuments.

Ein langer Bericht muss in Abschnitte unterteilt werden. Die Leser wollen Abkürzungen zu den Kapiteln, die sie am meisten interessieren. Wenn Sie also Ihre Berichte als PDFs verteilen, möchten Sie Live-Tabellen mit Inhalten, in denen die Leser leicht zu den Kapiteln gelangen können, die sie lesen möchten.

Glücklicherweise ist dies in Word 2010 oder 2013 einfach ( Ich habe das in früheren Versionen nicht getestet.)

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Zunächst müssen Sie Ihr Dokument richtig einrichten. Verwenden Sie die Gliederungsstile von Word - Überschrift 1, Überschrift 2 usw., um Ihren Bericht zu organisieren. Sie könnten beispielsweise große Abschnittsüberschriften als Überschrift 1, Kapiteltitel als Überschrift 2, Unterkapitel als Überschrift 3 usw. zuweisen.

Übrigens hat die Verwendung dieser Überschriften andere Vorteile. Sie können Ansicht> Gliederung auswählen und Ihr Dokument als zusammenklappbare Gliederung bearbeiten. Auch die linke Registerkarte des Navigationsfensters verwendet diese Stile.

Aber zurück zum Inhaltsverzeichnis.

Wenn Sie bereit sind, Ihr Dokument zu verteilen, wählen Sie die Registerkarte Referenzen und klicken Sie auf Inhaltsverzeichnis. Wählen Sie ein Tabellendesign aus.

Sie haben jetzt ein Inhaltsverzeichnis oben im Dokument. Darüber hinaus ist jedes Element ein Link, der den Leser zu einem anderen Teil des Dokuments führt.

Jetzt müssen Sie es in ein PDF konvertieren. Und vergessen Sie Print-to-PDF-Programme wie Bullzip. Sie sind für viele Dinge nützlich, aber ich habe noch keinen gefunden, der ein PDF erstellen kann, ohne die Links zu opfern. (Und wenn Sie darüber nachdenken, ist der Grund ziemlich offensichtlich. Sie können nicht erwarten, dass ein "gedrucktes" Dokument interaktiv ist.)

Sie müssen also die Konvertierung in Word durchführen. Drücken Sie F12 , um das Dialogfeld Speichern unter aufzurufen. Wählen Sie im Pulldown-Menü Dateityp die Option PDF. Speichern Sie die Datei.

Die resultierende .pdf-Datei beginnt mit dem Inhaltsverzeichnis. Jede Zeile dieses ToC wird ein Link sein. Es wird nicht blau sein, aber das Anklicken wird den gewünschten Effekt haben.